Inventarizácia dokumentov je príručka, ktorá odhaľuje zloženie a obsah dokumentov, systematizuje ich a zohľadňuje v rámci celého súboru dokumentov. Zostavenie súpisov je dôležitou etapou pri spracúvaní a objednávaní dokumentov, ktorej účelom je nielen bezpečnosť dokumentov, ale aj ich jasné vyhotovenie.
Inštrukcie
Krok 1
Vykonajte registráciu zoznamu dokumentov na hlavičkovom papieri organizácie (ak existuje). Toto nie je požadované, ale pre tieto dokumenty požadované. V každom prípade musí byť uvedený názov organizácie.
Krok 2
Zapíšte si nadpis, ktorý by mal obsahovať informácie, ktoré určujú vlastníctvo dokumentov zahrnutých v inventári. Napríklad „Súpis dokladov v trestnej veci“, „Súpis dokladov dostupných v atestačnom spise“, „Súpis dokladov o vízach do Dánska“atď. Ak organizácia zostavuje inventúry pravidelne, zapíšte si poradové číslo inventára.
Krok 3
Vytvorte tabuľku pozostávajúcu z nasledujúcich častí: „Počet strán p / p“, „Názov dokumentu“, „Počet listov v dokumente“. Vyplňte všetky uvedené polia. Podľa potreby pridajte do tabuľky vyhľadávacie stĺpce. Napríklad Stránky _ až _, Čísla stránok, Hodnota, Poznámka atď.
Krok 4
Pod tabuľku napíš koľko listov, dokumentov alebo kópií, ktoré zahrnieš do inventára. Píšte číslami a slovami: 3 (tri), 25 (dvadsaťpäť).
Krok 5
Kompletizáciu súpisu doplňte podpismi vedúcich organizácie, tých alebo oných zodpovedných za vykonanie tejto súpisky (inšpektor personálneho oddelenia, vedúci výroby atď.). Zapíšte si celé meno vedúceho miesta a prepis jeho priezviska, mena a priezviska. V prípade potreby do dokumentu uveďte svoje celé meno. a podpis osoby, ktorá dokumenty odovzdala a prijala.
Krok 6
Uveďte tiež dátum dokumentu. Môže sa nachádzať na konci aj na začiatku inventára, a to vľavo aj vpravo od dokumentu. Pečať organizácie nie je uvedená na inventári.
Krok 7
Zoznam dokumentov je vyhotovený v dvoch kópiách: jedno zostáva v organizácii, druhé je predložené na mieste žiadosti.
