Teleponogram znamená zovšeobecnený názov pre dokumenty prenášané ústne telefonicky. Slúži na prenos informácii o službe, spravidla v núdzových prípadoch, keď je potrebné adresáta na niečo urgentne upozorniť, poslať správu, poslať pozvánku.
Nevyhnutné
kancelárske potreby, telefónne čísla príjemcov, denník odchádzajúcej pošty, telefonická komunikácia
Inštrukcie
Krok 1
Pripravte text telefónnej správy. Stručne uveďte podstatu správy, odporúčaná dĺžka textu je najviac 50 slov. Ak telefónna správa obsahuje informáciu o udalosti, ktorá by sa mala stať v budúcnosti: stretnutie, schôdza, vypracovanie aktu atď., Potom nezabudnite uviesť konkrétne miesto a čas udalosti.
Text by mal byť formulovaný tak, aby sa vylúčila možnosť dvojitého výkladu.
Krok 2
Zostavte telefonickú správu na papier podľa pravidiel pre vyhotovenie listu z hlavy. Dokumentu s textom teda musia byť priradené náležitosti: jedinečné číslo a dátum zostavenia. Telefonickú správu podpisuje osoba, v ktorej mene sa bude prenášať.
Krok 3
Určite príjemcu telefónnej správy. Ak je príjemcov viac, urobte si okrem textu správy aj zoznam príjemcov. Takýto zoznam je vypracovaný na samostatnom hárku, ktorý obsahuje názvy organizácií, ktorým by sa mala zasielať telefónna správa, a príslušné telefónne čísla.
Krok 4
Zaregistrujte telefónnu správu do odchádzajúceho korešpondenčného denníka. Ak je vo vašom pracovnom postupe telefonická správa zriedkavá, zaregistrujte sa pomocou všeobecného denníka. V prípade, že sa pravidelne uchyľujete k tomuto spôsobu prenosu informácií, založte si samostatný denník pre telefónne správy, takže pre vás bude pohodlnejšia navigácia.
Krok 5
Zavolajte adresátovi a požiadajte o telefónnu správu. Zistite a zaznamenajte polohu, priezvisko, meno, priezvisko osoby, ktorá prijíma telefónne správy.
Krok 6
Povedzte predplatiteľovi:
- pozícia, priezvisko, meno, priezvisko osoby, v mene ktorej sa odosiela telefónna správa;
- vaša pozícia, priezvisko, meno, priezvisko a telefónne číslo.
Nadiktujte text telefónnej správy. Po prenose textu požiadajte predplatiteľa, aby si znova prečítal telefónnu správu, aby skontroloval správnosť jej záznamu.
Krok 7
Zistite od predplatiteľa prichádzajúce registračné číslo telefónnej správy, zapíšte si ho.
