Ak organizácia nahromadí dokumentáciu, ktorá vyžaduje krátkodobé alebo dlhodobé skladovanie, je potrebné ju usporiadať a zošiť priečinky s mäkkým alebo tvrdým obalom. Každý konkrétny prípad môže mať svoje vlastné požiadavky na vyhotovenie archívu a postupnosť prác, pretože v tejto oblasti neexistujú prísne legislatívne normy. Definuje však základné princípy, ktoré skúsení úradníci zvyčajne dodržiavajú.
Nevyhnutné
- - čierna olovená ceruzka;
- - kancelárske šidlo (alebo zariadenie UPD);
- - svorka;
- - šijacia ihla;
- - šnúrová alebo nylonová niť;
- - nožnice;
- - list bieleho papiera;
- - lepidlo na písacie potreby;
- - obal.
Inštrukcie
Krok 1
Po preskúmaní hodnoty dokumentácie ju očíslujte tak, že do pravého horného rohu každého listu umiestnite poradové číslo (v chronologickom poradí) čiernou olovenou ceruzkou. Začnite prvým zvratom; zoznam titulov obsiahnutých dokumentov a posledná strana nie je potrebné číslovať. Dajte pozor, aby čísla neprešli do textu.
Krok 2
V strede ľavého okraja každého dokumentu vytvorte dva páry otvorov pomocou špeciálneho administratívneho šidla. Zaistite, aby sa stoh papierov nerozpadol, zaistite ho v svorke. Úradníci spravidla umiestňujú otvory do zvislej čiary, pričom medzi každým otvorom musia zostať minimálne 3 cm Ak má hárok úzky okraj, môžete na okraj prilepiť biely pás.
Krok 3
Na blikanie dokumentácie (UPD) použite špeciálny stroj. To výrazne zníži vašu prácu, pretože s týmto prístrojom môžete preraziť stoh dokumentov s hrúbkou 10 cm súčasne. Pozorne si prečítajte pokyny a pracujte opatrne - vrták sa veľmi zahrieva.
Krok 4
Začnite šiť priečinok pomocou špeciálneho špagátového nástavca alebo silnej nylonovej nite a šijacej ihly. Archív dvakrát prehrajte, aby ste zabezpečili odovzdanie. Voľné „chvosty“šnúry (asi 5 - 6 cm) vytiahnite cez stredný otvor na morskej strane „knihy“a urobte silný uzol.
Krok 5
Z hrubého bieleho papiera vystrihnite kruh (priemer asi 4 cm) a zalepte ním uzol. Používajte bežné lepidlo na písacie potreby. Chyťte nálepku s pečaťou, pripevnite pod ňu certifikačný podpis a dátum. Ak je priečinok už priviazaný bez potvrdzovacej stránky, je možné ho prilepiť na vnútornú stranu obalu.
Krok 6
Viazaný priečinok zasuňte do špeciálneho obalu alebo zviažte dokumenty pomocou prístroja. Pre dlhodobý archív sa odporúča zvoliť tvrdý obal, v ostatných prípadoch sú vhodné aj kartónové „odevy“alebo z hrubého natieraného papiera. V každom prípade by malo ísť o produkt pre obchodnú tlač, navrhnutý v súlade s firemným štýlom.
